Archiwizowanie, przechowywanie i wyszukiwanie

Ilość wiadomości e-mail nieprzerwanie rośnie, a potrzeba przechowywania zawartych w nich informacji i udostępniania ich do celów prawnych nabiera coraz większego znaczenia. W Microsoft Exchange Server 2010 wprowadzono zintegrowaną archiwizację i przechowywanie wiadomości e-mail oraz funkcjonalność umożliwiającą ich wyszukiwanie. Pozwala to uprościć i zautomatyzować odpowiednie procesy bez zmiany sposobu pracy użytkowników.Funkcjonalność archiwizacji, przechowywania i wyszukiwania w   Microsoft Exchange Server 2010

W programie Microsoft Outlook i w aplikacji Outlook Web App jest dostępna nowa, zintegrowana funkcja osobistego archiwum, dzięki której użytkownicy mogą z łatwością korzystać ze zarchiwizowanej poczty e-mail, używając znajomych narzędzi.

W Exchange 2010 wprowadzono dodatkowo zasady zarządzania przechowywaniem, umożliwiające zautomatyzowanie archiwizacji i usuwania wiadomości e-mail. W ramach tych zasad dostępna jest funkcja zabezpieczania do celów prawnych, umożliwiająca przechowywanie w niezmienionej formie wiadomości edytowanych lub usuniętych przez użytkownika.

W Exchange 2010 można delegować nową funkcję wyszukiwania w wielu skrzynkach pocztowych przy pomocy interfejsu web do specjalistów, przeprowadzających np. inspekcje zgodności z uregulowaniami prawnymi. Ułatwia to wyszukiwanie informacji zawartych we wszystkich typach wiadomości Exchange do celów prawnych — niezależnie od tego, czy znajdują się one w podstawowej skrzynce odbiorczej, czy w archiwum.

Funkcje archiwizowania, przechowywania i wyszukiwania

Najważniejsze funkcje archiwizacji, przechowywania i wyszukiwania w Microsoft Exchange Server 2010 obejmują:

  • Archiwum osobiste. Jest to wyspecjalizowana skrzynka pocztowa powiązana z główną skrzynką pocztową użytkownika. Jest ona wyświetlana obok folderów głównej skrzynki pocztowej w programie Outlook lub aplikacji Outlook Web App, co daje użytkownikowi bezpośredni dostęp do zarchiwizowanej poczty e-mail — taki sam, jak do zawartości podstawowej skrzynki pocztowej. Użytkownicy mogą przeciągać i upuszczać wiadomości z plików PST do osobistego archiwum, uzyskując do nich łatwiejszy dostęp online. Dzięki zasadom przechowywania można też automatycznie przenosić wiadomości e-mail z głównej skrzynki pocztowej do archiwum osobistego, co pozwala ograniczyć wielkość skrzynki pocztowej i zoptymalizować działanie aplikacji i sieci. Ponadto użytkownicy mogą przeszukiwać zarówno swoje osobiste archiwa, jak i główną skrzynkę pocztową, używając programu Outlook lub aplikacji Outlook Web App.
  • Zasady przechowywania. Zasady przechowywania pozwalają stosować opcje przechowywania wobec określonych elementów, konwersacji i folderów w skrzynce pocztowej. Zasady są konfigurowane przez administratora Exchange i wyświetlane w programie Outlook 2010 w obrębie wiadomości e-mail wraz z nagłówkiem informującym o zastosowanej zasadzie i o dacie usunięcia. Istnieją dwa typy zasad dostępnych dla użytkowników: zasady usuwania i zasady archiwizacji. Oba typy zasad można zastosować wobec tego samego elementu lub folderu. Wiadomość e-mail można np. oznaczyć tak, aby została automatycznie przeniesiona do osobistego archiwum po upływie określonej liczby dni, a następnie usunięta po upływie określonego czasu. Administratorzy mogą też stosować zasady archiwizacji, by kontrolować, kiedy wiadomości są automatycznie przenoszone z głównej skrzynki pocztowej do archiwum osobistego.
  • Zabezpieczanie danych do celów prawnych. Exchange 2010 pozwala na natychmiastowe włączenie ochrony usuniętych i poddanych edycji elementów skrzynki pocztowej (wiadomości e-mail, terminy, zadań) zarówno w głównej skrzynce pocztowej, jak i w archiwum osobistym użytkownika. Zabezpieczanie do celów prawnych może być ustawiane na poziomie poszczególnych skrzynek pocztowych lub w obrębie całej firmy. Można też ustawić okres jego trwania (np. blokowanie pojedynczej skrzynki pocztowej przez 90 dni). Funkcja zabezpieczania do celów prawnych zawiera też opcję automatycznego powiadamiania użytkowników w programie Outlook 2010 o włączeniu blokady na koncie.
  • Odzyskiwanie pojedynczych elementów. W Exchange 2010 administratorzy mogą kontrolować czas przechowywania usuniętych i zmodyfikowanych wiadomości e-mail w folderze elementów odzyskiwalnych.
  • Wyszukiwanie w wielu skrzynkach pocztowych. Użytkownicy mogą przeszukiwać elementy skrzynki pocztowej: wiadomości e-mail, załączniki, terminy w kalendarzu, zadania i kontakty, a także zawartość chronioną funkcją zarządzania prawami do informacji. Wyszukiwanie w wielu skrzynkach pocztowych obejmuje zarówno główne skrzynki pocztowe, jak i archiwa osobiste. Do jego przeprowadzania używana jest prosta w obsłudze konsola internetowa. W przypadku wyszukiwania do celów prawnych, znalezione wiadomości e-mail można kopiować i przenosić do skrzynki pocztowej określonej przez administratora w celu poddania dalszym badaniom. Zawartość można filtrować na podstawie nadawcy, odbiorcy, typu wiadomości, daty wysłania i odebrania oraz kopii zwykłych i ukrytych, a także przy użyciu zaawansowanych wyrażeń regularnych.
  • Kontrola dostępu w oparciu o role. W Exchange 2010 administratorzy mogą przyznawać określone uprawnienia wybranym użytkownikom — np. osobom odpowiedzialnym za zgodność z uregulowaniami i prawnikom — umożliwiając im wyszukiwanie w wielu skrzynkach pocztowych i wykonywanie innych zadań zależnych od roli.